Лучший вопрос недели от «КонсультантПлюс» от 28 мая

Ситуация:

У одной из российских компаний открывается представительство в другой стране, а именно в Казахстане.

Вопрос от бизнеса:

можно ли пользоваться документами, разработанными в головной фирме в России (например, регламенты, положения компании) или новое представительство в Казахстане должно разработать свои документы? И на каком языке должны быть положения, регламенты и другие документы?

Ответ от специалиста по налогообложению консалтингового центра «С-Лига Аудит»:

Законодательство Республики Казахстан достаточно четко определяет порядок открытия и деятельности представительств и филиалов иностранных коммерческих организаций на территории Республики Казахстан (далее – иностранные компании).

Законодательство не позволяет представительствам иметь возможность непосредственно осуществлять хозяйственную или иную коммерческую деятельность на территории Казахстана в отличие от деятельности филиалов, которым подобные функции юридически предоставлены.

Свою деятельность представительства и филиалы осуществляют на основании утвержденных головной компанией положений, а их руководители (глава, директор) назначаются головной компанией и действуют на основании выданных им доверенностей.

Согласно Закону Республики Казахстан «О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств» (от 17.04.1995г. № 2198), открытие представительства и филиала иностранной компании в Республике Казахстан осуществляется путем их учетной регистрации в Министерстве юстиции РК и его территориальных органах (далее – регистрирующий орган). Процедура учетной регистрации и для представительств, и для филиалов идентична.

Для учетной регистрации представительства и филиала иностранной компании необходимо представить в регистрирующий орган следующие документы:

1. Заявление об учетной регистрации по утвержденной Министерством юстиции РК форме. Такое заявление должно быть подписано лицом, уполномоченным иностранной компанией, создающей представительство (филиал), и скреплено печатью данной компании;

2. Положение о представительстве (филиале) в трех экземплярах на казахском и русском языках, которое должно быть утверждено иностранной компанией. В нем необходимо отразить следующие сведения:

- наименование и местонахождение (юридический адрес) представительства (филиала) и создавшей его иностранной компании;

- срок деятельности представительства (филиала);

- цель создания и полномочия представительства (филиала);

- порядок управления представительством (филиалом) и назначения его должностных лиц;

- условия прекращения деятельности представительства (филиала) и порядок передачи его имущества головной компании;

3. Доверенность, выданная иностранной компанией будущему руководителю представительства (филиала);

4. Решение (или выписка из решения) иностранной компании о создании представительства (филиала);

5. Легализованная (апостилированная) выписка из торгового реестра или другой легализованный (апостилированный) документ, удостоверяющий, что данная иностранная компания, открывающая представительство (филиал) в Республике Казахстан, является юридическим лицом по законодательству своей страны;

6. Копия учредительных документов (устав и учредительный договор) иностранной компании;

7. Документ, подтверждающий налоговую регистрацию в стране инкорпорации иностранной компании, с указанием номера налоговой регистрации (или его аналога);

8. Квитанция или платежное поручение, подтверждающие уплату в бюджет сбора за учетную регистрацию представительства (филиала).

Вышеуказанные документы иностранной компании (кроме заявления об учетной регистрации, положения о представительстве (филиале) и квитанции/платежного поручения) представляются в регистрирующий орган с нотариально засвидетельствованным переводом на казахский и русский языки.

Все документы нужно перевести на казахский язык и заверить у нотариуса.

Локальные нормативные акты (ЛНА) (положения о командировках, ПВТР) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников.