Выездная налоговая проверка — неожиданное и стрессовое событие для любой компании. Чтобы избежать проблем, важно подготовиться заранее. В статье рассмотрим основные нюансы по подготовке к выездной налоговой проверке, какие ошибки могут вызвать вопросы у проверяющих и как провести внутренний аудит, чтобы избежать проблем и штрафов.
Что такое выездная налоговая проверка?
Выездная налоговая проверка — это процедура, когда налоговые инспекторы посещают компанию, чтобы проверить ее финансовую документацию и соблюдение налогового законодательства. Например, если у организации большие обороты или она регулярно получает налоговые льготы, инспекторы могут прийти, чтобы убедиться в правильности расчетов. Основная цель проверки — выявить возможные нарушения и недоимки.
Чтобы избежать проблем, важно заранее подготовить все документы и провести внутренний аудит.
Суть выездной налоговой проверки (ВНП) в том, что налоговая может заниматься проверкой налогоплательщика, присутствуя на его территории и требуя при этом любые документы, чтобы определить, верно ли он уплачивает налоги.
Почему нужно готовиться к выездной налоговой проверке?
Подготовка к выездной налоговой проверке — возможность избежать неприятных сюрпризов. Если не подготовиться, можно столкнуться с серьезными штрафами за ошибки в документах.
Чтобы избежать таких ситуаций, стоит:
Проверить все документы заранее.
Провести внутренний аудит.
Обсудить возможные риски с бухгалтером.
Немаловажно то, что заранее о ВНП не сообщается, поэтому очень важно быть к ней готовым в любой момент.
Что проверяют при ВНП и как проводится проверка?
ВНП проверяет правильность уплаты налогов. Она может быть назначена по разным налогам и даже по нескольким налогам сразу. При этом рассматриваются данные не более чем за три года до назначения ВНП, если только сам налогоплательщик не подает уточненную декларацию.
Тогда год, к которому декларация относится, также может быть исследован ВНП.
Хотя по названию понятно, что ВНП должна проводиться на территории налогоплательщика, это не всегда так. Большинство таких проверок проходят в следующем формате:
ВНП запрашивает документы;
Налогоплательщик их предоставляет;
Документы анализируются и сверяются.
Если документы не подаются или подаются не в указанный срок, налагается штраф в размере 200 рублей.
Также ВНП может потребовать свидетелей и допрашивать их. Это могут быть:
Руководители;
Контрагенты;
Работники (настоящие и бывшие).
ВНП может еще осматривать территорию налогоплательщика и изымать из нее документы. По завершении всех мероприятий ВНП налогоплательщику передается справка о выполненной проверке, а в течение следующих двух месяцев обязательно заполняется акт выездной налоговой проверки.
Акт вручается налогоплательщику или отправляется заказным письмом не позднее пяти рабочих дней после того, как его заполнили. Налогоплательщик может оспорить акт в течение месяца, подав в налоговую свои возражения.
Какие факторы повышают вероятность ВНП
ВНП чаще всего плановые, хотя эти планы не сообщаются и не публикуются. Вероятность попасть в план ВНП растет по-разному для разных типов налогообложения.
Так, при специальных налоговых режимах ВНП с большей вероятностью произойдет, если вы были:
Близки к невыполнению лимита по доходам (5% и ниже) больше одного раза;
Близки к невыполнению требований по количеству работников.
ИП на общей системе налогообложения может прилечь внимание ВНП при превышении профессионального налогового вычета в 83% от дохода.
Два вида критериев могут повысить вероятность ВНП для компаний и ИП.
Налоговые критерии
Вероятность ВНП повышают:
Низкая налоговая нагрузка;
Высокие вычеты по НДС (обычно речь о 89% и более);
Высокий налоговый риск;
Регулярный налоговый убыток;
Отсутствие документов, которые нужно было подать в налоговую;
Смена ИФНС более одного раза.
Экономические индикаторы
Налоговая учитывает следующие экономические критерии при планировании ВНП:
Низкая зарплата по сравнению со средней по отрасли;
Низкая рентабельность деятельности в сравнении со средней по отрасли на 10% и более;
Расхождения между доходами и расходами.
Кого не проверяют
Несколько категорий налогоплательщиков не подвержены проверке:
Налогоплательщики, которые предоставляют налоговой удаленный доступ к своим данным через налоговый мониторинг;
Аккредитованные ИТ-компании;
ИП и учредители, которых мобилизовали.
Мобилизованные налогоплательщики не станут подвергаться новым ВНП, а те случаи выездной налоговой проверки, которые уже начались в их отношении, прекратятся.
Сколько длится проверка?
Стандартный срок выездной налоговой проверки длится два месяца, но он может увеличиться до шести месяцев. Кроме того, возможно приостановить ВНП на шесть месяцев. Отсчет времени начинается через день после того, как ИФНС выдаст решение о выездной налоговой проверке.
Подготовка к налоговой проверке ООО
ВНП проходит лучше, когда компания или иной налогоплательщик к ней готовы. Планы и расписание проведения выездной налоговой проверки не разглашаются, поэтому чтобы всегда быть готовым к выездным проверкам:
Пользуйтесь удобным документооборотом, с которым просто следить за документами
Он должен быть хорошо отлажен, чтобы любые документы, которые может потребовать налоговая, всегда были под рукой — или в хорошо известном для вас или ваших сотрудников месте.
Помните, что если сдадите документы не вовремя полагаются штрафы. Обратите внимание, что этот метод помогает и с другими налоговыми проверками. А предоставление документов налоговой по запросу очень важно, чтобы сократить вероятность назначения ВНП.
Можно заказывать время от времени проверку самостоятельно
Для этого приглашаются специалисты из налоговой, которые могут подсказать, все ли в порядке и требуются ли улучшения налоговых процессов. Это позволит избежать более крупных штрафов, которые выписала бы ВНП, и более крупных пеней из-за того, что с момента ошибки в налоговых обязательствах прошло больше времени.
Как подготовить офис к налоговой проверке ООО?
Особенность ВНП в том, что она проводится на вашей территории и может потребовать любые документы. Поэтому территорию стоит подготовить, а также убрать все ненужные предметы и документы, чтобы не отвлекать ВНП.
Вот как это сделать:
Нужно навести порядок на вашей территории.
Часто на столах могут находиться разные ненужные предметы, например, фотографии или флешки, которыми ВНП не стоит отвлекать.
Нужно навести порядок в каждом компьютере на территории
Всю информацию следует скопировать на какой-либо носитель или в облачное хранилище, поскольку ВНП может конфисковать компьютеры.
Требуется подготовить компьютер для ВНП
На нем не должно быть лишней информации — только данные, связанные с налогами.
Как настроить персонал перед выездной налоговой проверкой?
Если у вас есть работники, важно, чтобы они знали, как взаимодействовать с ВНП:
Назначьте координатора — человека, который будет посредником между персоналом и ВНП
Он будет следить за всеми процедурами ВНП. В качестве координатора лучше всего назначить специалиста, например, бухгалтера. Можно даже привлечь стороннего эксперта, если вы хотите нанять беспристрастное лицо или если у вас нет подходящего специалиста.
Убедитесь, что каждый сотрудник знает, что напрямую общаться с ВНП он не должен
Любые просьбы и требования налоговой в ходе ВНП должны приниматься к исполнению только через координатора.
Важно позаботиться о настроении в офисе и объяснить, что такое ВНП
Если работники знают, что происходит, то они будут меньше беспокоиться.
После выездной налоговой проверки и получения ее акта можно поделиться результатами с сотрудниками, особенно если результаты хорошие. Стоит добиться того, чтобы ВНП не казалась персоналу чем-то непонятным.
Каковы сроки проведения выездной налоговой проверки?
Период выездной налоговой проверки может варьироваться в зависимости от сложности и объема проверяемых данных. Обычно проверка занимает от нескольких недель до нескольких месяцев. Например, если налоговая проверяет небольшую компанию с простой бухгалтерией, проверка может занять один-два месяца. В случае более сложных организаций с большим количеством документов и операций процедура может растянуться до шести месяцев.
Важно учитывать, что срок проверки начинается с момента получения уведомления от налоговой службы и заканчивается с момента оформления акта проверки.
Налоговая служба обычно предупреждает о проверке за три рабочих дня до ее начала. Это позволяет подготовиться к визиту инспекторов. Заранее подготовившись, можно оперативно реагировать на запросы инспекторов и значительно сократить время проверки.
Где принимать выездную налоговую проверку?
Лучшее место для приема инспекторов — это ваше рабочее помещение, где хранится вся необходимая документация.
Вот несколько советов, где лучше принимать выездную налоговую проверку:
Бухгалтерия. Здесь хранятся все финансовые документы и работают сотрудники, которые могут оперативно ответить на вопросы инспекции.
Отдельный кабинет. Если есть свободное помещение, выделите его под проверку. Это обеспечит инспекторам комфортные условия для работы и не будет отвлекать других сотрудников.
Архив. Если большая часть документов хранится в архиве, стоит проводить проверку там. Это сократит время на поиск и проверку бумаг.
Заранее подготовьте место, где будут работать инспекторы, чтобы создать комфортные условия для обеих сторон.