Последнее время налоговая обратила пристальное внимание на выдачу денежных средств в подотчет.
Последнее время налоговая обратила пристальное внимание на выдачу денежных средств в подотчет.
Налоговая считает, что это один из способов вывода денег. И, поверьте, зачастую так и есть.
Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами является частью проверки расходов организации. Неправильный учет подотчетных сумм может привести к печальным для фирмы последствиям: штрафам за ошибки в бухучете, нарушению кассовой дисциплины, доначислению НДФЛ и страховых взносов.
Для ИФНС проверка расчетов с подотчетными лицами связана с анализом четырех основных аспектов:
❖ целевого характера расходования подотчетных сумм;
❖ правильного бухгалтерского и налогового учета расчетов;
❖ соблюдения кассовой дисциплины.
Поэтому сегодня поговорим о подотчете.
Что нужно знать при работе с подотчетными лицами:
1. Удержать НДФЛ с безотчетного аванса
Если сотрудник потратил подотчетные деньги, но не отчитался за них, то у него возник облагаемый НДФЛ доход. С него нужно удержать НДФЛ и начислить взносы (письма Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341 и ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090).
2. Удержать весь неиспользованный подотчетный аванс из зарплаты
Когда сотрудник нарушает срок представления отчета, работодатель вправе удержать незакрытые авансовым отчетом суммы из зарплаты, если подотчетник согласен на удержание (ст. 137 ТК, письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1).
3. Предоставить подотчетникам возможность расплачиваться своими деньгами
Работник может приобрести для компании необходимое за свой счет. В таком случае ему даже не понадобится заполнять авансовый отчет (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Некоторые компании считают это вполне эффективным вариантом. Если работник не представит документы — это его проблемы, лишних трат компания не несет.
4. Отказ в новом подотчетном авансе
Если работник не отчитался, то не получит следующие подотчетные суммы.
5. Поработайте с сотрудниками
Проведите разъяснительную работу с сотрудниками по получению, оформлению и предоставлению в бухгалтерскую службу документов, подтверждающих расходы по авансовому отчету.
Избегайте подтверждения расходов без кассовых чеков. Расходы по авансовому отчету, к которому приложены какие-либо документы, оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть признаны документально неподтвержденными. Обращайте внимание на форму чеков.
6. Контролируйте сроки оформления подотчетных документов
Утвердите правила, по которым будете определять срок подотчета, и разработайте систему внутреннего контроля за их соблюдением.
7. Если сроки пропущены, оформите долг
Если подотчетник не отчитался своевременно, подпишите с ним соглашение о возврате долга, чтобы избежать доначислений НДФЛ и взносов. Это действие прерывает срок исковой давности (ст. 203 НК РФ, п. 20 постановления Пленума ВАС от 29.09.2015 №43).
Часто проверяющие наказывают предприятие за отсутствие документов, устанавливающих порядок работы с подотчетными суммами.
Если вы не знаете, какие документы должны быть обязательно у организации для работы с подотчетом, то вы можете обратиться к нам, в С-Лигу и мы предоставим вам комплект документов.
Например, такие как:
1. Приказ о выдаче подотчетных сумм из кассынескольким сотрудникам
2. Приказ о выдаче подотчетных сумм из кассы одному сотруднику ежемесячно
3. Приказ об утверждении списка сотрудников, имеющим право получать ДС в подотчет
4. Приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм
5. Приказ о выдаче денег под отчет руководителю
6. Приказ о зачислении подотчетных сумм на личную карту сотрудника
7. Приказ о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту
8. Приказ об удержании из зарплаты не возвращенных в срок подотчетных сумм
9. Приказ о прощении долга по подотчетным суммам
10. Положение о ведении кассовых операций
11. Положение о расчетах с подотчетными лицами
Берегите себя и свой бизнес и подписывайтесь на наш телеграмм канал PROбизнес и налоги t.me/expert_nalog и первыми узнавайте новости из мира финансов