По статистике только 10% директоров и ИП подписывают отчетность и электронные бизнес-документы самостоятельно, используя собственную электронную подпись. Остальные 90% доверяют право подписи уполномоченным представителям: сотрудникам или бухгалтерам на аутсорсинге. Сейчас представитель может подписать отчет так называемым сертификатом сотрудника (он же — КЭП юрлица). Однако с сентября 2024 года эти сертификаты перестанут действовать. Для подписания отчетности или электронной «первички» бухгалтеру потребуется получить электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность.
Что изменится с сентября 2024 года
До сентября уполномоченные представители (штатные сотрудники, работники уполномоченных бухгалтерий и др.) могут подписывать электронные документы компании одним из двух способов.
С 1 сентября 2024 года сертификатами сотрудников пользоваться будет нельзя. Значит, к указанной дате каждый уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен получить личный сертификат физлица. А компания или ИП — выпустить для него машиночитаемую доверенность.
Что надо сделать до 1 сентября
Организации или ИП, документы которых подписывает уполномоченный представитель, МЧД на которого не выпущена, должны до сентября совершить следующие действия.
Во-первых, оформить электронную подпись физлица через коммерческий удостоверяющий центр.
Во-вторых, выпустить МЧД. Существуют разные форматы такой доверенности. Можно использовать версию 003, которая дает возможность обмениваться документами и с бизнес-партнерами (B2B), и со многими ведомствами (B2G). Версия 003 размещена на портале Госуслуг и на специальном портале ФНС.
Если машиночитаемая доверенность нужна исключительно для обмена документами с налоговой, подойдет специальный формат, размещенный на сайте ФНС.
При выпуске доверенности нужно прописать полномочия, которые она дает представителю. Классификатор полномочий размещен на портале Госуслуг. Коды полномочий для обмена информацией с налоговой инспекцией приведены в справочнике на сайте налоговой службы (письмо ФНС от 16.08.23 № ЗГ-3-26/10692).
В-третьих, подписать доверенность при помощи УКЭП руководителя или ИП (такие сертификаты выдают в ФНС или в доверенных УЦ).
Как пользоваться МЧД
По общему правилу, уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен заверить файлы личной УКЭП физического лица и приложить МЧД. Но каждый раз прикладывать доверенность не обязательно. Можно поступить следующим образом:
Как переоформить доверенность
Часто возникает ситуация, когда полномочия по подписанию документов компании нужно передать от одного работника другому. Либо от одного сотрудника уполномоченной бухгалтерии другому.
Можно ли исправить МЧД? Нет, нельзя. Но есть другие варианты действий.
Вариант первый: руководитель отзывает доверенность, ранее выданную уполномоченному лицу, и выдает новую доверенность иному лицу. Об отзыве МЧД надо известить налоговую инспекцию по формату, рекомендованному ФНС (письмо от 20.01.22 № ЕА-4-26/534). Если МЧД хранится в реестре на портале ФНС, то достаточно загрузить туда же распоряжение об отмене доверенности. В противном случае надо дополнительно зарегистрировать такое распоряжение в реестре нотариальной палаты. Далее следует выпустить новую доверенность в общем порядке, описанном выше.
Второй вариант: представитель, на которого оформлена доверенность, самостоятельно передает свои полномочия другому лицу. Этот вариант возможен, только если МЧД выдана с правом передоверия (п. 1 ст. 187 ГК РФ). Такую доверенность называют корневой, и подписать ее может только руководитель, либо ИП при помощи своей УКЭП.
Уполномоченный представитель, на которого оформлена корневая МЧД, вправе передоверить полномочия без привлечения директора или предпринимателя (см. «Образец доверенности для налоговой на представление интересов юридического лица»)
Источник
Что изменится с сентября 2024 года
До сентября уполномоченные представители (штатные сотрудники, работники уполномоченных бухгалтерий и др.) могут подписывать электронные документы компании одним из двух способов.
- Посредством личного сертификата физлица, полученного в коммерческом удостоверяющем центре (УЦ). Для подтверждения полномочий прикладывается машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Посредством так называемого сертификата сотрудника (он же — КЭП или ЭЦП юрлица) с реквизитами организации. Доверенность не требуется.
С 1 сентября 2024 года сертификатами сотрудников пользоваться будет нельзя. Значит, к указанной дате каждый уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен получить личный сертификат физлица. А компания или ИП — выпустить для него машиночитаемую доверенность.
Что надо сделать до 1 сентября
Организации или ИП, документы которых подписывает уполномоченный представитель, МЧД на которого не выпущена, должны до сентября совершить следующие действия.
Во-первых, оформить электронную подпись физлица через коммерческий удостоверяющий центр.
Во-вторых, выпустить МЧД. Существуют разные форматы такой доверенности. Можно использовать версию 003, которая дает возможность обмениваться документами и с бизнес-партнерами (B2B), и со многими ведомствами (B2G). Версия 003 размещена на портале Госуслуг и на специальном портале ФНС.
Если машиночитаемая доверенность нужна исключительно для обмена документами с налоговой, подойдет специальный формат, размещенный на сайте ФНС.
При выпуске доверенности нужно прописать полномочия, которые она дает представителю. Классификатор полномочий размещен на портале Госуслуг. Коды полномочий для обмена информацией с налоговой инспекцией приведены в справочнике на сайте налоговой службы (письмо ФНС от 16.08.23 № ЗГ-3-26/10692).
В-третьих, подписать доверенность при помощи УКЭП руководителя или ИП (такие сертификаты выдают в ФНС или в доверенных УЦ).
Как пользоваться МЧД
По общему правилу, уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен заверить файлы личной УКЭП физического лица и приложить МЧД. Но каждый раз прикладывать доверенность не обязательно. Можно поступить следующим образом:
- один раз загрузить МЧД в реестр на специальном портале ФНС;
- далее при каждом подписании документов отправлять не саму доверенность, а ее реквизиты.
Как переоформить доверенность
Часто возникает ситуация, когда полномочия по подписанию документов компании нужно передать от одного работника другому. Либо от одного сотрудника уполномоченной бухгалтерии другому.
Можно ли исправить МЧД? Нет, нельзя. Но есть другие варианты действий.
Вариант первый: руководитель отзывает доверенность, ранее выданную уполномоченному лицу, и выдает новую доверенность иному лицу. Об отзыве МЧД надо известить налоговую инспекцию по формату, рекомендованному ФНС (письмо от 20.01.22 № ЕА-4-26/534). Если МЧД хранится в реестре на портале ФНС, то достаточно загрузить туда же распоряжение об отмене доверенности. В противном случае надо дополнительно зарегистрировать такое распоряжение в реестре нотариальной палаты. Далее следует выпустить новую доверенность в общем порядке, описанном выше.
Второй вариант: представитель, на которого оформлена доверенность, самостоятельно передает свои полномочия другому лицу. Этот вариант возможен, только если МЧД выдана с правом передоверия (п. 1 ст. 187 ГК РФ). Такую доверенность называют корневой, и подписать ее может только руководитель, либо ИП при помощи своей УКЭП.
Уполномоченный представитель, на которого оформлена корневая МЧД, вправе передоверить полномочия без привлечения директора или предпринимателя (см. «Образец доверенности для налоговой на представление интересов юридического лица»)
Источник